Después de 14 años de experiencia como Project Manager y de haber dirigido más de 800 proyectos, he consolidado el conocimiento técnico y las habilidades interpersonales que realmente marcan la diferencia. El éxito reside en la adaptación, el liderazgo enfocado en las personas y la comprensión profunda de la dinámica del proyecto.
Te comparto 20 lecciones valiosos que he aprendido en el camino, respaldados por las mejores prácticas de la profesión:
1. Lidera las comunicaciones de tu proyecto. El Director de Proyecto (DP) juega un rol crítico al comunicar la visión de éxito. Los mejores DP dedican aproximadamente el 90% de su tiempo a la comunicación.
2. Conoce a los interesados, su nivel de influencia y su poder para generar cambios. Debes identificar a todos los interesados lo antes posible y determinar sus necesidades y expectativas. La capacidad de los interesados para influir sobre el proyecto es mayor al inicio, por lo que es vital gestionar su influencia tempranamente.
3. No seas un “Yes Man”; crea tu propio criterio para influenciar el proyecto hacia el éxito. En tu rol de DP, inevitablemente deberás tomar decisiones que no complacerán a todos los interesados. El liderazgo implica influir y equilibrar metas conflictivas o contrapuestas para lograr el consenso entre los interesados relevantes.
4. En los proyectos hay detractores; identificarlos a tiempo acelera el resultado. Los interesados pueden afectar o verse afectados de manera positiva o negativa. Es esencial identificar y analizar a aquellos que pueden tener una visión desfavorable o neutral para poder gestionar su influencia y mantenerlos comprometidos con el proyecto.
5. Fortalece tu inteligencia emocional: evita secuestros emocionales en ti y gestiona los de los stakeholders. La Inteligencia Emocional (IE) es la habilidad para identificar, evaluar y manejar las emociones personales y las de otras personas. Los equipos que desarrollan IE se vuelven más eficaces y presentan una reducción en la rotación de personal.
6. Tarde o temprano te van a rechazar o solicitar reemplazarte de la dirección de algún(os) proyecto(s), es inevitable. Raramente un proyecto funciona exactamente como se planeó inicialmente, ya que está influenciado por factores internos y externos. Entre esos factores está el que por alguna razón el cliente o patrocinador del proyecto no desee continuar contigo a cargo del proyecto. Me paso un par de ocasiones, por llevar control estricto de las restricciones de alcance, tiempo y costo del proyecto y otra porque dos interesados clave no lograron ponerse de acuerdo en cuanto al diseño de la solución lo cual llevó una larga y desgastante etapa de diseño del producto. La adaptación y la resiliencia (capacidad de absorber impactos y recuperarse de contratiempos) son esenciales.
7. Tarde o temprano tendrás que reemplazar a un PM o serás reemplazado. El conocimiento se pierde una vez que se completa el proyecto, por lo que debes estar atento a la transferencia de conocimiento para el beneficio de la organización. La planificación de la liberación de recursos favorece una transición gradual y anticipada a los próximos proyectos.
8. La planeación es una constante en todo proyecto, no es cuestión de metodología. Todo ciclo de vida de proyecto comparte el elemento de planificación. Lo que cambia no es si se planifica, sino cuánto y cuándo. Incluso las metodologías ágiles, que evitan la planificación rígida, realizan reuniones de planificación para anticipar decisiones y gestionar riesgos.
9. Una cosa es el proyecto y otra la amistad. El liderazgo requiere transparencia y confiabilidad. Al formar el equipo, el DP no debe confiar en el «Efecto Halo» (juzgar la habilidad del DP o miembro del equipo basándose en logros en otra área), ni tampoco bañar en oro (gold plating) añadir funcionalidad extra, entre otras.
10. Los factores ambientales de la empresa son clave en el éxito o fracaso; depende de ti adaptarte. Los Factores Ambientales de la Empresa influyen en la viabilidad de la organización y la estrategia del proyecto. El DP debe adaptar el enfoque, la gobernanza y los procesos de dirección de proyectos para que resulten más adecuados para el entorno y el trabajo en cuestión.
11. Cada integrante del equipo se gestiona de manera diferente; usa la “Jerarquía de Necesidades de Maslow”. Un liderazgo efectivo requiere entender lo que motiva a las personas. Se logra motivar a los equipos empoderándolos para la toma de decisiones y animándolos a trabajar de forma independiente.
12. Define siempre las expectativas o criterios de éxito del Patrocinador y de los usuarios para evitar problemas. El Patrocinador (Sponsor) es clave para comunicar la visión, metas y expectativas al equipo. Los proyectos necesitan una dirección clara de los clientes y usuarios finales respecto a los requisitos, resultados y expectativas. Es fundamental definir y acordar los criterios de éxito del proyecto.
13. El Kick-off interno (equipo) es tan importante como el externo (cliente); son complementarios. El desarrollo de equipos eficaces es una responsabilidad fundamental del DP, creando un ambiente que facilite el trabajo en equipo. El Patrocinador (Sponsor) es clave para comunicar la visión, metas y expectativas al equipo. Los proyectos necesitan una dirección clara de los clientes y usuarios finales respecto a los requisitos, resultados y expectativas. Es fundamental definir, acordar y socializar el alcance, tiempo, costo, calidad, requisitos, canales de comunicación, los criterios de éxito y revisar los riesgos en las primeras sesiones con los interesados clave del proyecto
14. La documentación depende del alcance y propósito del proyecto, no de la metodología. La documentación debe tener un nivel de detalle suficiente que permita incluir los requisitos en la línea base del alcance y medirlos. El enfoque ágil, aunque valora el software en funcionamiento sobre la documentación exhaustiva, requiere una correcta documentación.
15. La dirección de proyectos requiere equilibrio emocional, espiritual y físico; la falta de uno impacta al proyecto. El DP debe equilibrar tres conjuntos de habilidades: dirección técnica, gestión estratégica/negocios y liderazgo. Mantener un ritmo sostenible es importante, ya que evitar que trabajar horas extras sea algo habitual permite a los miembros del equipo disfrutar también de su vida privada.
16. Metodológicamente no es lo mismo agilismo que rapidez, predictivo que lado oscuro, ni híbrido que complejo, más bien es cuestión de Alcance y propósito de cada proyecto. El agilismo se trata de ser capaz de responder a los cambios más que seguir estrictamente un plan. La elección del enfoque (predictivo, adaptativo, híbrido) debe ser adaptada en función del contexto, el alcance, los riesgos y la cultura.
17. Todo proyecto tiene riesgos, buenos o malos. El riesgo es un evento o condición incierta que, si ocurre, tiene un efecto positivo (oportunidad) o negativo (amenaza) en los objetivos del proyecto. El DP busca minimizar las amenazas y maximizar las oportunidades.
18. Los riesgos se gestionan durante todo el ciclo de vida del proyecto, no solo al inicio. La Gestión de Riesgos debe llevarse a cabo de manera iterativa. El riesgo debe ser abordado inicialmente durante la planificación y también debe ser controlado y gestionado a medida que avanza el proyecto.
19. Ser buena persona facilita el trabajo del PM y mueve influencias, aunque no le caigas bien a todos. El éxito del proyecto depende de la capacidad del DP para trabajar eficazmente con los interesados utilizando habilidades interpersonales y de liderazgo. Habilidades como la integridad, honestidad, respeto y empatía son cruciales para el involucramiento de los interesados y para generar confianza.
20. Gran parte del éxito depende de los métodos (técnicas) que uses, no de la metodología. Una metodología es un sistema de prácticas y reglas. La Guía del PMBOK® es una base sobre la cual las organizaciones construyen metodologías. El éxito de los proyectos de software depende de los métodos utilizados, y el DP debe adaptar las herramientas, técnicas y métodos tanto tradicionales como ágiles a cada proyecto.
La gestión de proyectos moderna exige un enfoque equilibrado en tres áreas: Habilidades Técnicas, Liderazgo y Gestión Estratégica y de Negocios (El Triángulo de Talentos del PMI®). El verdadero arte es saber cuándo aplicar un estilo directivo y cuándo delegar o facilitar, siempre adaptándose al contexto y a la cultura.
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